¿Qué es un MRP?

El MRP (Material Requierement Planning) o planificador de las necesidades de material, es el sistema de planificación de materiales y gestión de stocks que responde a las preguntas de, cuánto y cuándo aprovisionarse de materiales. Es decir, en líneas generales, un MRP es un software que nos permite (ya en la versión II) planificar y gestionar los recursos de la empresa de un modo más eficiente. Aunque es una filosofía que se puede adaptar a distintos sectores, lo más habitual es encontrarlos en empresas industriales, dado que es donde se consolidó en los años 50 y en la que ha ido evolucionado de la mano de los avances informáticos.

Como cualquier software, es necesario manejarla y ajustarla de forma conveniente para obtener unos resultados satisfactorios. Sin embargo, es habitual que se tienda a dar menos importancia de la debida a estos aspectos, convirtiendo nuestro MRP en un sistema GIGO, provocando desconfianza en los resultados, la aparición de sistemas paralelos y una angustiosa sensación de caos. [A pesar de la importancia de los Costes, en este artículo no se abordarán directamente para que sea más simple centrarnos en las operaciones].

Errores en los MRP

1. Medias Aritméticas: La media es un valor al que le afectan los valores extremos y nos ocasionará problemas más importantes cuanta mayor dispersión haya entre los valores que componen esa media. Generalmente, utilizar la media (el valor µ) conlleva a que, en la mitad de los casos, el valor “real” sea mayor a ese valor “teórico”.

Usemos como ejemplo una media para el Lead Time de un producto. La mitad de las veces que lo produzcamos necesitaremos más tiempo del que indica la media. Evidentemente también habrá otra mitad de las veces en que tardemos menos. Sin embargo, por experiencia propia, los tiempos ganados suelen perderse (ya que no suelen gestionarse convenientemente) y los retrasos suelen acumularse ya que suelen ser procesos de cadena critica.

2. Gestión de la Variabilidad: Muy relacionado con el punto anterior se encuentra la gestión de la variabilidad. Debemos intentar reducirla tanto como podamos dentro de un coste razonable. Para ello hay muchos métodos disponibles que suelen verse asociados a filosofías y modelos de gestión muy conocidos como Lean Manufacturing y Six Sigma. En cualquier caso, siempre debemos tener esa variabilidad cuantificada y presente cuando realicemos cálculos. Mirar a otro lado o esconder la cabeza sólo servirá para empeorar el problema. La forma más habitual de gestionar esa variabilidad es mediante buffers y el clásico ejemplo de esto son los stocks de seguridad. Sin embargo, se tiende a sobredimensionar estos stocks de seguridad (disparando el coste), y a confundirlos con stocks mínimos y otros conceptos. En cualquier caso, la variabilidad nos dificulta, encarece y pone en riesgo cualquier plan que realicemos.

3. Desviaciones entre flujos: En toda compañía existen tres flujos importantes. El físico, que representa todos los movimientos de mercancías, materias primas otros elementos. El económico, que representa los movimientos de dinero que se producen hacia y desde la organización. Y finalmente el de información. Cuando trabajamos con un MRP, y más especialmente cuando trabajamos con un ERP, es importante que la información de la que disponemos represente fielmente el estado de los flujos económicos y físicos, ya que si existen discrepancias entre lo que el sistema cree que vamos a hacer y lo que vamos a hacer realmente o bien, entre lo que el sistema cree que ha pasado y lo que realmente hemos hecho, cualquier información que nos aporte va a ser completamente inútil. Es por eso por lo que antes siquiera de intentar poner en marcha un MRP es necesario contar con una definición correcta de los procesos del negocio. Dentro de esos procesos es conveniente revisar Rutas de Fabricación / Servicio, Capacidades, Estructuras (o Escandallos / Listas de Partes) e Inventarios, lo que nos lleva a los 2 siguientes puntos.

4. Rutas de Fabricación / Servicio: Para que se puedan organizar los procesos de fabricación / servicio, debe existir un guion de todas las operaciones o trabajos que hay que realizar. Es conveniente también establecer los tiempos de preparación y ejecución de cada uno de ellos (ojo a Medias y Desviaciones), los tiempos de espera, de transferencia, de preparación, de recepción… Uno de los principales problemas con respecto a las rutas es omitir operaciones, incluir operaciones que no se realizan, no indicar tiempos necesarios (como una maduración o un secado) o confundir tiempos esperados con tiempos objetivos.

5. Capacidades: Un plan que se realice sin tener en cuenta las capacidades de los recursos (personas, máquinas) se llama un plan con “capacidad infinita“. Esta capacidad infinita no tiene en cuenta el tiempo que otros procesos requieren de cada elemento de forma que parece que pueden realizar todo el trabajo que se les asigne. Uno de los principales problemas que se presentan en la planificación con capacidad infinita es cómo se trabaja con los retrasos. En este caso, como se asume que los recursos pueden absorber todo lo que se les haga llegar, los planes de recuperación de atrasos se convierten en una especie de “haz todo esto que es lo de hoy y todo esto que tienes en atraso” de forma que finalmente los planes de trabajo o producción serán totalmente irrealizables.

Otro error frecuente relacionado con las capacidades es no contemplar el OEE, es decir, el “Overall Equipment Effectiveness” o “Eficacia Global de Equipos Productivos“, las mermas de capacidad “neta” derivadas de esta y los recursos compartidos. Las mermas de capacidad vienen determinadas por los índices de calidad (si hay que reprocesar o hacer un trabajo otra vez porque el primero salió mal estamos perdiendo capacidad), la eficiencia en el uso del tiempo (ya que puede haber microparadas, velocidades reducidas, tiempos de aprendizaje) y el tiempo disponible (ya que los recursos pueden averiarse, necesitar cambios y ajustes o esperar a otros procesos). Los recursos compartidos son esos que se dedican a satisfacer a varios “clientes” y si no tenemos identificado esto en el cálculo de capacidad estaremos sobrecargando al puesto de trabajo con más de lo que puede asumir.

Estos son algunos de los errores que puede darse en un MRP. En nuestra próxima entrada explicaremos más en profundidad los otros 5 errores más frecuentes en un MRP. Si tienes alguna duda sobre este tipos de sistemas puedes contactar con nosotros aquí.